Аутсорсинг — секретный ингредиент

• Posted on Елена Пермякова
• in Блог
• on 7 декабря, 2015
• Комментарии к записи Аутсорсинг — секретный ингредиент отключены

В условиях конкуренции и экономической нестабильности необходимо минимизировать затраты, совершенствовать бизнес-процессы компаний. Один из ингредиентов оптимизации – аутсорсинг. Раскроем секреты — чем интересен бухгалтерский аутсорсинг для руководителей.

«Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле,
чем наши конкуренты, то нет смысла делать это вообще;
такую работу мы должны передать тем,
кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом»
Генри Форд, 1930-е годы

Понятие аутсорсинга

Аутсорсинг – это особая модель делегирования задач, передача бизнес-процесса или его части сторонней организации на длительный срок. Это слово происходит от английского outsourcing (outer-source-using), что в переводе означает использование внешнего источника или ресурса.

Понятия «бухгалтерские услуги» и «бухгалтерский аутсорсинг» отличаются друг от друга.
Бухгалтерские услуги, оказываемые внешними исполнителями, носят разовый характер. Под такими услугами понимают обращения за консультациями или формирование отчетности за квартал.
Бухгалтерский аутсорсинг — это включение сторонней компании в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика. Происходит постоянное взаимодействие. При этом бухгалтерская организация остается организационно и юридически обособленным подразделением. Бухгалтерский аутсорсинг включает комплекс ежедневных работ:
• формирование и обработка первичных документов;
• операции по счетам;
• начисление заработной платы;
• сдача отчетности;
• контроль за сроками сдачи отчетности и уплатой налогов.
Аутсорсинг финансовых функций в целом — один из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Приходится управлять одновременно несколькими процессами. На это у руководителей зачастую не хватает опыта и времени.

Развитие бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг появился в XIX веке. Компании по аутсорсингу получили эволюционный рост на территории Европы и Северной Америки после Второй мировой войны. В 1990-е годы иностранные аутсорсинговые фирмы появлялись в России, вслед за своими клиентами — европейскими организациями. Собственных бухгалтеров в малом и среднем бизнесе на западе на данный момент почти нет. Бухгалтерский аутсорсинг используют как стартапы, так и гиганты производства с мировым именем.
Бухгалтерский аутсорсинг получил продвижение благодаря использованию Интернета:
• электронный документооборот;
• интернет-банкинг;
• обработка информации на расстоянии (облачные сервисы, удалённый доступ);
• отправка отчетности с помощью электронно-цифровой подписи;
• взаимодействие с налоговыми органами и фондами через электронные системы.
Стало удобнее взаимодействовать с аутсорсинговыми организациями. Это упрощает ведение бухгалтерского учета, контроль за ним. В работе используются мобильные устройства удалённо от рабочего места. Теперь директор, находясь в командировке, может не беспокоиться о сданном отчете, электронный отчет с отметкой из налоговой отправят на электронную почту. Контроль за счетами осуществляется с мобильных телефонов с помощью банковских приложений.
Владельцы бизнеса самые заинтересованные лица в использовании аутсорсинга. Если раньше руководителей нужно было убеждать в необходимости принятия решения, то сегодня они самостоятельно ищут возможности для совершенствования бизнес-процессов, снижения расходов, улучшения гибкости компании. Кризисные ситуации также требуют сокращения издержек.

Поясню на примере, чем полезен аутсорсинг при экономическом кризисе.
У нашего клиента, в условиях роста доллара в 2014 году, произошло снижение продаж . На тот момент в организации работала бухгалтер в единственном лице. Она, кроме своих обязанностей, несла еще дополнительную нагрузку. Сделали фотографию рабочего дня бухгалтера. Определили, что бухгалтерский учёт занимает 2-3 часа в день. Руководитель решила:
1) распределить между сотрудниками компании обязанности, напрямую не относящиеся к бухгалтерии;
2) бухгалтерский учет передать на аутсорсинг.
Сократились расходы на бухгалтерию, высвободилось рабочее место. Офис, в котором находилась бухгалтер, начали сдавать в аренду. Таким образом, уменьшили издержки, получили новый источник дохода.

Когда и что передавать на аутсорсинг

Прибегать к бухгалтерскому аутсорсингу желательно на ранней стадии, с реализации бизнес-идеи. Это помогает достижению высокого уровня рентабельности фирмы на этапе становления организации. Бухгалтер профессионально и правильно отладит бухгалтерский учет, подберет оптимальную систему налогообложения компании.

К нам обратился руководитель фирмы, требовалась помощь в сложившейся ситуации. В начале 2015 года зарегистрировал организацию. Велась деятельность, налоги, по незнанию, не уплачивал. Налоговая служба проинформировала о необходимости платить налоги в установленные сроки, ежеквартально сдавать отчетность через два квартала после открытия. На тот момент учет велся в таблице Excel.
Возникли дополнительные затраты из-за опоздания по срокам оплаты налогов и сдачи отчетности — пени и штрафы. Восстановление бухгалтерского учета в программе 1С:Бухгалтерия выявило:
— не на все оказанные услуги выставлены акты выполненных работ;
— некоторые акты дублировались.
Сформировали пропущенные акты. Ошибочные акты аннулировали. Организация с 2016 года переходит на новую систему налогообложения, в целях оптимизации налогов. Руководитель этой компании отказался от лишней нагрузки, передав бухгалтерский учет на аутсорсинг. Освободившееся время посвящает развитию фирмы.
Такие ситуации не редкость. Начинающие предприниматели мало знакомы с законодательством, бухгалтерским и налоговым учетом. Упускают контроль за первичной документацией, если нет автоматизированного учета.

Когда наемные бухгалтеры уже есть в компании, то важно задумываться об аутсорсинге. Каждый переход на новые принципы работы связан с определенными трудностями. Но происходит общее улучшение работы компании после отладки нововведений.

Приведу еще один пример. Из производственной организации в Новосибирской области уволилась главный бухгалтер. Директор исследовала рынок бухгалтерских услуг, оценила возможности бухгалтерского аутсорсинга. Условия работы с нами предоставляли бухгалтерскую поддержку за меньшие деньги.
Определили этапы передачи бухгалтерского учета. Нашли точки взаимодействия и лучшие решения. Отладили электронный документооборот и оперативность действий.
Сокращение затрат организации — результат сотрудничества с нами.

Передача рутинных работ на аутсорсинг благоприятно сказывается на функционировании организации. Целесообразно передавать на аутсорсинг вспомогательные бизнес-процессы, чтобы сосредоточиться на основной деятельности.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер?

Использование бухгалтерского аутсорсинга вместо наемного бухгалтера предоставляет некоторые преимущества. Появляется возможность экономить на следующем:
— взносы в фонды с зарплаты бухгалтера;
— рабочие места (аренда, оборудование, офисная мебель, канцелярия);
— программное обеспечение (профессиональные программы — 1С, программы для сдачи отчетности, правовые базы, лицензии);
— административные расходы (электроэнергия, вода, канцелярские товары);
— профессиональная переподготовка.

Для наглядности используем средние цифры некоторых затрат на бухгалтерию . Выясним экономию при бухгалтерском аутсорсинге:

При использовании аутсорсинга Вы, вместе с экономией, получаете нацеленность на результат. Отпуска и больничные бухгалтеров отсутствуют, исключаются кадровые вопросы. Обеспечивается ежедневная работа бухгалтерии.

Заключение

Бухгалтерский аутсорсинг внедряется в структуру бизнес-процессов российских организаций все больше. Этому способствуют кризисные ситуации в стране, желание руководителей оптимизировать издержки и внутренние процессы предприятий. Передача дел на аутсорсинг совершенствует управление компаний, предоставляет возможность концентрироваться на стержневой сфере деятельности.
Сейчас лидируют те компании, которые владеют передовыми технологиями, мобильно реагируют на изменения. Аутсорсинг является одним из ингредиентов правильного функционирования компаний. Он предоставляет ряд преимуществ.
Выбор и будущее за Вами!

#Бухгалтерские услуги Омск  Москва Санкт-Петербург Услуги бухгалтера Бухгалтерское обслуживание Оказание бухгалтерских услуг Ведение бухгалтерского учета Бухгалтерское сопровождение Услуги бухгалтера на дому Услуги частного бухгалтера Бухгалтер дистанционно Дистанционный бухгалтер Удаленно