Как электронный документооборот улучшит Вашу жизнь

• Posted on Елена Пермякова
• in Блог
• on 7 июня, 2016
• Комментарии к записи Как электронный документооборот улучшит Вашу жизнь отключены

Большинство компаний сталкиваются с проблемами внешнего документооборота: нарушаются регламенты и сроки обмена документами, документы теряются и не доходят до адресата. Эти сложности исключаются при использовании электронного документооборота.

Отвергать прогресс — такая же нелепость,
как и отвергать силу падения.
Иван Гаврилович Чернышевский

Сложности документооборота

Документооборот бывает внутренний и внешний. Внедрение полного электронного документооборота (далее ЭДО) – это комплекс мероприятий, направленный на оптимизацию документооборота внутри компании, с поставщиками и заказчиками. Зачастую компаниями используется электронная сдача отчётности в ИФНС, ПФ, ФСС, но при этом нет электронного документооборота внутри компании и с контрагентами.
Особую сложность представляет бумажный документооборот с контрагентами: документы отправляются не в срок, задерживаются, теряются. Утерянные или не полученные документы влекут за собой невозможность принять к учету затраты и НДС к возмещению. В крупных корпорациях неучтенные затраты и НДС в сумме составляют миллионы рублей. Восстановление отсутствующих документов отнимает много времени у сотрудников компании, что в итоге сказывается на производительности труда. Оптимальное решение при внедрении ЭДО — начать с внешнего документооборота.

Улучшения

Чтобы документ приобрел юридическую силу, при работе с контрагентами, достаточно его подписать электронно-цифровой подписью (далее — ЭЦП). Получение и подключение ЭЦП происходит через удостоверяющий центр. Электронный документооборот сокращает временные затраты на отправку и получение документации, упрощает взаимодействие. Прием и передача фиксируются электронно, документы невозможно потерять. Создаются резервные копии архивов, что снижает риск потери файловой документации. По истечении срока давности документы легко удаляются. Благодаря хранению документов в электронной форме сотрудники удалённо используют их по назначению, при этом поиск документов упрощается.
Налоговая допускает хранение электронных документов в виде файлов, не распечатывая их. ЭДО экономит время, бумагу, пространство, позволяет своевременно получать оригиналы документов. Кроме того, сокращаются затраты на курьерскую службу и почту.

Отмечу: мы в работе используем ЭДО и ЭЦП для передачи отчетности в государственные органы и обмена документами с клиентами.